Adjoint(e) administratif (ive) – Soutien aux projets construction

Qui est Medifice? Au-delà des différents champs d’expertise dans lesquels nous œuvrons dans le secteur de la construction, Medifice choisit de s’investir dans des projets privés qui ont une incidence importante auprès de la population. Des projets qui contribuent à l’essor économique du Québec et qui permettent d’offrir plus de services de qualité à la communauté. Cette approche nous donne la liberté d’offrir le meilleur de notre expertise et de livrer des projets structurants, rentables et socialement responsables.

Valeurs

Être passionné et audacieux.

Être meilleur à tous les jours.

Faire vivre une expérience client incomparable.

Mettre l'humain au cœur de nos décisions.

Faire preuve de résilience.

Offrir son sourire

RESPONSABILITÉS

ADMINISTRATIF

    • Gérer le flux de travail assigné selon les procédures du département (ouverture de chantier interne, CNESST, CCQ, affichage, etc).
    • Rédiger les procès verbaux lors des rencontres de projet au chantier avec le chargé de projet, les sous-traitants et les professionnels (incluant les suivis).
    • Préparation, envois et suivi des bons de commande aux fournisseurs et des sous-traitants.
    • Suivi des dossiers de déficiences et de la documentation de fin de projet.
    • Interagir auprès des sous-traitants et fournisseurs pour obtenir les documents nécessaires à l’avancement des fins de projet.
    • Responsable de l’assemblage de manuels de fin de projets. (fiches techniques, guides d’entretien, certificats, garanties, plans tel que construit, etc.).

SUIVI AUPRÈS DES SOUS-TRAITANTS ET FOURNISSEURS

  • Gérer le processus administratif des soumissions auprès des fournisseurs et sous-traitants.
  • Responsable de la demande et réception des documents contractuels requis durant les différentes phases du projet.
  • Effectuer des suivis rigoureux et des relances auprès des différents intervenants dans les projets afin maintenir à jour le suivi des directives et des demandes de changements.

SUPPORT AUPRÈS DE L'ÉQUIPE EXÉCUTION

  • Suivi des demandes d’approbation des dessins et des fiches techniques
  • Coordination et gestion de la documentation (plans, devis, directives, etc.) avec l’équipe interne, les sous-traitants et les professionnels.
  • Effectuer la mise à jour des différents documents de suivi de projets (QRT, DA, liste des sous-traitants, modifications aux contrats, etc.).

EXIGENCES

  • 3 à 5 années d’expérience
  • DEC ou AEC en administration, DEP secrétariat
  • Connaissances des logiciels O365, SmartUse, ICC Vision
  • Connaissance du secteur de la construction sera considéré comme un atout
  • Esprit d’équipe et dynamique
  • Organisée et maitrise le suivi des dossiers
  • Rigueur et excellente gestion des priorités
  • Capacité d’adaptation
  • Autonomie et initiative